Nomina a Responsabile del trattamento
Documento: dpa · Versione 1.7 · data di entrata in vigore e impronta nell'archivio delle versioni · manifesto delle versioni
Atto con cui il cliente, in qualità di Titolare del trattamento, nomina AYE Solutions Responsabile per i dati che tratta tramite Fatto (art. 28 GDPR).
Com'è fatto questo atto
Il corpo dell'atto è costituito dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea fra titolare e responsabile del trattamento, adottate con la decisione di esecuzione (UE) 2021/915. Quelle clausole non sono modificabili: lo dicono le clausole stesse, che consentono soltanto di aggiungere o aggiornare informazioni negli allegati. Tutto ciò che riguarda il rapporto fra il cliente e AYE Solutions sta quindi negli allegati, riportati per intero in questa pagina.
Una riproduzione integrale delle clausole nella versione italiana pubblicata in Gazzetta ufficiale è depositata come copia su supporto durevole insieme a questa pagina: clausole contrattuali tipo (UE) 2021/915 — PDF. Il testo autentico resta quello della Gazzetta ufficiale, richiamato qui sopra. L'atto è dunque composto da due documenti, entrambi archiviati con la propria impronta informatica: questa pagina e quel PDF.
Gerarchia. In caso di contrasto in materia di trattamento dei dati personali fra i Termini e condizioni e le clausole contrattuali tipo, prevalgono le clausole contrattuali tipo. Sulle materie che le clausole non regolano — corrispettivo, durata, recesso, limitazione della responsabilità — restano applicabili i Termini.
Allegato 1 — Elenco delle parti
Titolare del trattamento
I dati del Titolare del trattamento sono quelli indicati dall'Utente in fase di registrazione all'Applicazione e da lui mantenuti aggiornati — denominazione, sede, codice fiscale o partita IVA, indirizzo di posta elettronica, persona di contatto e attività svolta — che si intendono qui richiamati e che sono riportati per esteso nella copia dell'atto consegnata al Titolare al momento dell'accettazione.
Responsabile del trattamento
AYE Solutions di Giorgio Galbiati
Via Ferruccio Gilera 11, 20862 Arcore (MB), Italia
Partita IVA 14858690960
Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi — REA MB-2811798
PEC giogalb@pec.it — comunicazioni relative al presente atto:
info@ayesolutions.it
Sub-responsabili
Forma dell'autorizzazione: generale scritta. Il Titolare autorizza il Responsabile a ricorrere ai sub-responsabili elencati di seguito e, per le variazioni, secondo la procedura di preavviso e opposizione descritta più sotto.
| Sub-responsabile | Attività | Dove i dati sono conservati | Base del trasferimento fuori dallo SEE |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | banca dati, autenticazione, conservazione dei dati | Unione europea — Germania (Francoforte) | società statunitense: clausole contrattuali tipo |
| Cloudflare Inc. | rete di distribuzione, protezione e pubblicazione delle pagine | rete globale | decisione di adeguatezza e clausole contrattuali tipo |
| Resend (Plus Five Five, Inc., Stati Uniti) | invio, su istruzione del Titolare, di conferme e promemoria ai Clienti Finali | invio dalla regione UE (Irlanda); dati di account, metadati dei messaggi e registri negli Stati Uniti | decisione di adeguatezza e clausole contrattuali tipo |
L'elenco aggiornato è pubblicato all'indirizzo ayeapps.it/legal/sub-responsabili.
Variazioni. Ogni variazione è comunicata per iscritto con almeno 15 giorni di preavviso, entro i quali il Titolare può opporsi. In caso di opposizione il Responsabile non ricorre al nuovo sub-responsabile per i dati di quel Titolare quando è tecnicamente possibile mantenere il servizio senza di esso; quando non lo è, il Titolare può risolvere il contratto senza penali, con rimborso pro rata della quota di abbonamento non fruita.
Art. 28, par. 4. AYE Solutions resta responsabile nei confronti del Titolare dell'adempimento degli obblighi da parte dei sub-responsabili di cui si avvale.
Meta / WhatsApp non è un sub-responsabile di AYE Solutions. La funzione di messaggistica opera sul numero e sull'account Meta Business del Titolare, che accetta direttamente i termini di Meta e ne riceve la fatturazione. Il Responsabile agisce su quell'account su istruzione del Titolare.
Stripe non è un sub-responsabile ai fini del presente atto. Tratta i dati di pagamento del Titolare per l'abbonamento, rapporto nel quale AYE Solutions è a sua volta Titolare. Compare quindi nell'informativa privacy di AYE Solutions, non in questo elenco.
Allegato 2 — Descrizione del trattamento
Categorie di interessati
- Clienti e potenziali clienti del Titolare, compresi coloro che prenotano dalla pagina pubblica senza registrarsi.
- Fornitori del Titolare.
- Dipendenti e collaboratori del Titolare che utilizzano l'Applicazione o cui sono attribuite le prestazioni.
Categorie di dati personali
| Categoria | Dati |
|---|---|
| Dati identificativi e di contatto | nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, CAP, credenziali di autenticazione, annotazioni inserite dal Titolare nei campi note. |
| Dati fiscali e di pagamento | partita IVA e codice fiscale dei fornitori; importo, metodo di pagamento, stato del pagamento ed eventuale acconto dei movimenti di cassa, con il riferimento al cliente. Non sono trattati dati di carte di pagamento né estremi di conti bancari. |
| Dati tecnici | indirizzi IP, tipo di dispositivo e di browser, registri di autenticazione e di richiesta. |
| Dati di navigazione e di utilizzo | pagine visitate, azioni compiute, durata delle sessioni. |
| Dati relativi al rapporto di lavoro | nome, cognome, recapito, ruolo, sede di assegnazione e disponibilità a essere prenotato del personale del Titolare; prestazioni eseguite e incassi ad esse attribuiti. Non sono trattati curriculum, dati previdenziali né dati relativi a coniuge o figli. |
| Categorie particolari (art. 9) | eventuali dati relativi alla salute che il Titolare inserisca, in ragione della propria attività, nei campi destinati alla descrizione della prestazione o nelle annotazioni. Non sono trattati dati che rivelino origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale. |
| Dati di cui all'art. 10 | Non sono trattati dati relativi a condanne penali e reati. |
Perimetro delle categorie particolari. Il Responsabile tratta categorie particolari di dati solo nella misura in cui l'attività del Titolare le comporti. Il Titolare si impegna a non inserire dati relativi alla salute in campi non specificamente destinati a tale scopo e riconosce che i campi a testo libero non sono destinati a contenerli. La base giuridica del trattamento di tali dati è determinata dal Titolare. Le misure aggiuntive applicabili sono descritte nell'allegato 3.
Natura e finalità del trattamento
Fornitura in abbonamento del software gestionale Fatto per la gestione di agenda e prenotazioni online, anagrafica clienti, cassa e reportistica, comprensiva di conservazione dei dati su infrastruttura cloud, assistenza tecnica e invio, su istruzione del Titolare, delle comunicazioni di conferma e promemoria degli appuntamenti.
Le caratteristiche tecniche della pagina pubblica di prenotazione — dati richiesti, archiviazione tecnica, assenza di strumenti di terze parti — sono descritte nell'allegato tecnico, che il Titolare può richiamare dalla propria informativa verso i Clienti Finali.
Frequenza del trattamento
Continuativa, per tutta la durata del rapporto contrattuale.
Durata del trattamento e conservazione
| Fase | Durata |
|---|---|
| rapporto contrattuale in corso, anche in piano gratuito | per tutta la durata del rapporto contrattuale |
| cessazione del rapporto, in assenza di istruzioni del Titolare | 12 mesi in stato dormiente e inaccessibile, al solo fine di consentire la riattivazione, poi cancellazione automatica |
| istruzione scritta di cancellazione del Titolare | cancellazione senza indugio, anche prima dei 12 mesi |
| estrazione dei dati su richiesta del Titolare | richiedibile fino a 30 giorni dalla cessazione; fornita entro 15 giorni dalla richiesta, secondo le misure dell'allegato 3 |
| registri tecnici | 12 mesi |
La rimozione dalle copie di sicurezza si completa entro il ciclo di rotazione delle copie, pari a 7 giorni: fino a quel momento i dati cancellati possono essere ancora presenti in una copia, dalla quale non sono accessibili se non per un ripristino integrale.
Documenti caricati dal Titolare. I documenti e i contenuti che il Titolare carica nell'Applicazione restano di sua proprietà. Il Responsabile li conserva esclusivamente per l'erogazione del Servizio e per la durata del rapporto, e non assume alcun obbligo di conservazione a fini fiscali, contabili o professionali, che resta in capo al Titolare. Il Titolare è tenuto a esportarli prima dei termini di cancellazione sopra indicati.
Allegato 3 — Misure tecniche e organizzative
Identificazione e autorizzazione per l'accesso ai dati. Autenticazione gestita dal fornitore della banca dati. Isolamento dei dati fra clienti applicato a livello di banca dati tramite politiche di sicurezza per riga (Row Level Security) e non solo a livello applicativo, con revoca dei privilegi diretti ai ruoli applicativi. Distinzione dei permessi fra titolare dell'account e personale.
Cifratura. Dati cifrati a riposo sull'infrastruttura del fornitore e in transito tramite TLS su tutti i domini. Segreti applicativi e credenziali di terze parti conservati in un archivio cifrato distinto dalla banca dati, all'interno della quale è presente il solo riferimento al segreto e non il segreto stesso.
Protezione durante la trasmissione. Nessuna trasmissione in chiaro; instradamento attraverso rete di distribuzione con protezione dagli attacchi volumetrici.
Minimizzazione. Il flusso pubblico di prenotazione richiede nome, cognome e numero di telefono; l'indirizzo di posta elettronica è facoltativo. Non sono richiesti data di nascita, indirizzo, codice fiscale né documenti di identità. Non è richiesta la creazione di un account da parte del Cliente Finale.
Conservazione limitata. Secondo i termini dell'allegato 2, con cancellazione pianificata.
Portabilità e cancellazione. Su richiesta del Titolare, estrazione completa dei dati in formato strutturato e di uso comune fornita entro 15 giorni; cancellazione entro 30 giorni dall'istruzione.
Copie di sicurezza e ripristino. Copie giornaliere gestite dal fornitore della banca dati con conservazione di 7 giorni. Il Responsabile verifica periodicamente la procedura di ripristino e annota l'esito dell'ultima verifica.
Separazione degli ambienti. Ambiente di produzione e ambiente di collaudo distinti, con credenziali e recapiti distinti.
Verifica periodica dell'efficacia. Campagna di prova documentata sui percorsi d'uso, controlli automatici che impediscono il rilascio in presenza di regressioni, procedura di ritorno alla versione precedente provata, registro delle operazioni.
Competenza. Aggiornamento professionale documentato del titolare dell'impresa in materia di sicurezza delle informazioni e protezione dei dati.
Misure aggiuntive per le categorie particolari di dati. Limitazione dell'accesso al solo personale del Titolare autorizzato tramite i permessi dell'Applicazione; divieto contrattuale di inserimento in campi non destinati a contenerli; nessun trasferimento successivo a terzi diverso da quelli previsti nell'allegato 1.
Contenuto delle comunicazioni ai Clienti Finali. Le comunicazioni di conferma e promemoria contengono il nome del destinatario, la data e l'ora dell'appuntamento e, per alcuni modelli di messaggio, la denominazione del servizio prenotato come impostata dal Titolare. Il Titolare che eserciti un'attività nella quale la denominazione del servizio possa rivelare dati relativi alla salute è tenuto a tenerne conto nella scelta delle denominazioni e nell'attivazione dei promemoria.
Violazione dei dati personali
In caso di violazione dei dati personali che riguardi i dati trattati per conto del Titolare, il Responsabile ne dà notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 24 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, all'indirizzo indicato nell'allegato 1, fornendo: la natura della violazione; le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolte; il momento di inizio e di rilevazione; il punto di contatto per informazioni ulteriori; le probabili conseguenze; le misure adottate o proposte per porvi rimedio e per attenuarne gli effetti. Il Responsabile documenta l'evento e mette la documentazione a disposizione del Titolare per l'adempimento degli obblighi di cui agli articoli 33 e 34 del Regolamento.
Allegato AYE-4 — Contratto fra le parti
Perché questo allegato ha un nome diverso. Gli allegati da 1 a 3 corrispondono a quelli del modello europeo. Questo no: il modello riserva il quarto allegato all'elenco dei sub-responsabili, che si usa soltanto con l'autorizzazione specifica e preventiva — e noi abbiamo scelto quella generale scritta. Per non far coincidere due numeri con due contenuti diversi, questo allegato porta il prefisso AYE ed è distinto dalla numerazione del modello.
Il rapporto contrattuale fra le parti è costituito dai Termini e condizioni di servizio dell'Applicazione Fatto nella versione in vigore al momento dell'accettazione, pubblicati all'indirizzo ayeapps.it/legal/termini e accettati dal Titolare all'atto della creazione dell'attività, che si intendono qui integralmente richiamati e allegati. La versione accettata e la data dell'accettazione sono indicate nel pannello dell'Applicazione e nell'archivio delle versioni.
Legge applicabile e foro competente
Il presente Atto è regolato dalla legge italiana.
Per la competenza sulle controversie relative al presente Atto si applica l'art. 21 dei Termini e condizioni, che costituiscono il contratto fra le parti ai sensi dell'Allegato AYE-4 e che l'Utente approva specificamente ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile al momento dell'accettazione.
Perché un rinvio e non una clausola propria. L'Atto e i Termini si accettano insieme e coesistono sempre: il rinvio non è mai vuoto, e la clausola sul foro è già fra quelle approvate specificamente, senza doverne aggiungere una settima al momento dell'iscrizione. Dove i Termini non ci sono — l'installazione pilota a titolo gratuito — l'atto porta invece una clausola autonoma sul foro, nel documento dedicato.
Conclusione dell'atto
Il presente atto è concluso per via telematica mediante accettazione dell'Utente all'interno dell'Applicazione. Il Responsabile conserva evidenza dell'accettazione: data, ora, account, versione dei documenti accettata e impronta informatica di ciascuno di essi. Al Titolare è consegnata copia su supporto durevole comprendente questa pagina, il PDF delle clausole contrattuali tipo e i propri dati identificativi come registrati. Luogo di conclusione: Arcore (MB), sede del Responsabile.