Allegato tecnico — pagina di prenotazione
Documento: prenotazione-tecnico · Versione 1.1 · data di entrata in vigore e impronta nell'archivio delle versioni · manifesto delle versioni
A cosa serve questa pagina: l'attività che usa Fatto è Titolare dei dati di chi prenota, e deve informarne gli interessati. Ma la pagina di prenotazione è costruita da noi. Qui c'è tutto quello che serve per scrivere quella parte dell'informativa senza doverci chiedere nulla.
1. Chi è Titolare e chi è Responsabile
La pagina pubblica di prenotazione è messa a disposizione dall'attività presso cui si prenota, che decide se attivarla, quali servizi offrire e come gestire gli appuntamenti: l'attività è il Titolare del trattamento dei dati di chi prenota.
AYE Solutions è Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679: fornisce lo strumento tecnico e tratta quei dati solo per conto dell'attività e su sua istruzione, secondo la nomina a Responsabile.
Di conseguenza l'informativa da mostrare a chi prenota è quella dell'attività, non la nostra. Il suo indirizzo va indicato nell'apposito campo dell'Applicazione e compare in fondo alla pagina di prenotazione.
Due presidi, entrambi obbligatori.
1. La pagina non si pubblica se il campo con l'indirizzo dell'informativa dell'attività non è compilato. Non è una raccomandazione: è un blocco, e serve a impedire che una pagina di prenotazione esista senza che chi vi arriva possa sapere chi tratta i suoi dati e perché.
2. In fondo alla pagina compare sempre, generata dall'Applicazione e non modificabile dall'attività, la riga: «Servizio di prenotazione fornito da AYE Solutions in qualità di responsabile del trattamento per conto di [denominazione dell'attività]». Dichiara la catena dei ruoli a chi prenota, senza che l'attività debba scrivere nulla.
2. Quali dati richiede il modulo
| Dato | Obbligatorio | Perché |
|---|---|---|
| nome e cognome | sí | identificare la prenotazione |
| numero di telefono | sí | confermare l'appuntamento e avvisare in caso di variazione |
| indirizzo di posta elettronica | facoltativo | ricevere la conferma e i promemoria anche per iscritto |
| servizio, data e ora scelti | sí | sono la prenotazione stessa |
| conferma di aver preso visione dell'informativa dell'attività | sí | è la spunta in fondo al modulo, che rimanda all'informativa dell'attività presso cui si prenota |
Non sono richiesti data di nascita, indirizzo, codice fiscale né documenti di identità. Non è richiesta la creazione di un account: chi prenota non deve registrarsi né scegliere una password. Il modulo non contiene un campo per annotazioni libere.
Attenzione al nome dei servizi. La denominazione del servizio scelta dall'attività compare nella prenotazione e, per alcuni modelli di messaggio, nella conferma inviata a chi prenota. Se l'attività è di tipo sanitario, quella denominazione può rivelare dati relativi alla salute: la scelta delle denominazioni e l'attivazione dei promemoria vanno valutate di conseguenza.
3. Archiviazione tecnica sulla pagina
La pagina di prenotazione non usa cookie di profilazione, strumenti di statistica o componenti di terze parti. I caratteri tipografici sono ospitati sui nostri server. Non è presente alcun banner di consenso perché non ci sono strumenti che lo richiedano.
L'unica archiviazione impiegata è quella tecnica necessaria a completare la prenotazione durante la sessione (conservazione temporanea dei dati inseriti fra un passaggio e l'altro del modulo), che si esaurisce alla chiusura della pagina.
4. Chi tratta questi dati, oltre all'attività
Per far funzionare l'applicazione, AYE Solutions si avvale di alcuni fornitori, che trattano i dati soltanto per suo conto e su sua istruzione:
- il servizio che ospita la banca dati e l'accesso: i dati sono conservati in Germania, a Francoforte;
- il servizio che pubblica e protegge le pagine, che opera su una rete distribuita in più paesi;
- il servizio che invia le conferme e i promemoria: li spedisce dall'Irlanda e conserva negli Stati Uniti i dati di servizio dei messaggi — destinatario, momento dell'invio ed esito.
Sono società statunitensi. I dati restano nei luoghi indicati, ma non è escluso che possano essere consultati dall'esterno dello Spazio economico europeo, per esempio per un'assistenza tecnica: un accesso di questo tipo è consentito soltanto a determinate condizioni, e le condizioni applicate sono quelle previste dalla Commissione europea per i trasferimenti verso paesi terzi.
Chi desidera i dettagli — il nome di ciascun fornitore, l'attività svolta e la base di ogni trasferimento — li trova nell'elenco dei sub-responsabili, sempre aggiornato.
5. Per quanto tempo restano
È l'attività a stabilirlo, perché è lei il Titolare del trattamento: può cancellare una prenotazione o l'intera scheda di un cliente in qualsiasi momento, e i dati restano nel suo gestionale per il tempo che serve alla sua attività.
Se l'attività smette di usare Fatto e non dà indicazioni diverse, i dati vengono messi da parte per un periodo limitato, durante il quale nessuno può consultarli e servono soltanto a permetterle di riprendere il servizio; alla fine di quel periodo sono cancellati automaticamente. Se chiede la cancellazione, avviene senza attendere quel termine.
Una cancellazione si completa quando anche le copie di sicurezza si sono rinnovate: fino a quel momento un dato cancellato può essere ancora presente in una copia, dalla quale non è consultabile se non ripristinando l'intero sistema. I termini esatti sono stabiliti nel contratto fra l'attività e AYE Solutions.
Per esercitare i propri diritti — accesso, rettifica, cancellazione, opposizione — chi ha prenotato si rivolge all'attività presso cui ha prenotato, che è il Titolare del trattamento.
6. Il testo che l'attività può copiare nella propria informativa
Da inserire, adattandolo, nell'informativa privacy dell'attività:
«Le prenotazioni online sono raccolte tramite l'applicazione
Fatto, fornita da AYE Solutions di Giorgio Galbiati (P.IVA 14858690960), nominata
Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Il fornitore
tratta i dati della prenotazione — nome, cognome, numero di telefono, eventuale indirizzo di posta elettronica,
servizio, data e ora — esclusivamente per conto e su istruzione del Titolare. La pagina di prenotazione non
utilizza cookie di profilazione né strumenti di terze parti. L'elenco aggiornato dei
sub-responsabili, con il luogo di conservazione dei dati e la base dei trasferimenti fuori
dall'Unione europea, è consultabile all'indirizzo
ayeapps.it/legal/sub-responsabili; le caratteristiche tecniche della pagina sono
descritte all'indirizzo ayeapps.it/legal/prenotazione-tecnico.»
7. Cosa questa pagina non fa
- Non sostituisce l'informativa dell'attività: la integra sul solo profilo tecnico.
- Non determina le finalità del trattamento, che restano dell'attività.
- Non raccoglie consensi per conto dell'attività: se per la propria attività occorrono consensi, li raccoglie lei.